Auftragsbestätigungen in SAP automatisieren mit Lisa AI
Von Titus Lottig, Gründer und Geschäftsführer der Recall Space GmbH
Lieferanten senden Auftragsbestätigungen als EDI-Nachricht, per E-Mail, als PDF oder Excel-Datei und über Portale. Für den Einkauf zählt, dass die bestätigten Artikel, Mengen, Preise und Termine mit der Bestellung abgeglichen werden und die relevanten Informationen in SAP ankommen.
Recall Space automatisiert diesen Prozess mit dem Einkaufsagenten Lisa AI. Lisa liest Lieferantenbestätigungen, ordnet sie der Bestellung zu, prüft Abweichungen und bezieht Einkäufer ein, wenn eine Entscheidung erforderlich ist. Für die SAP-Anbindung nutzt Recall Space einen etablierten Integrationsweg: Die zur Buchung freigegebenen Ergebnisse aus den angebundenen Nicht-EDI-Kanälen werden als SAP-IDoc mit dem Nachrichtentyp ORDRSP an SAP übergeben. So lässt sich die Verarbeitung von PDF- und E-Mail-Bestätigungen mit vorhandenen SAP-Prozessen für elektronische Auftragsbestätigungen verbinden.
Gemeint sind eingehende Lieferantenbestätigungen zu Einkaufsbestellungen.
Warum Auftragsbestätigungen im Einkauf Aufmerksamkeit brauchen
Mit dem Versand einer Bestellung beginnt die Bestellnachverfolgung. Der Lieferant bestätigt möglicherweise einen anderen Termin, eine kleinere Menge oder einen höheren Preis. Teilmengen kommen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Später folgt eine Korrektur, die eine frühere Aussage ersetzt. Bei anderen Bestellungen bleibt die Antwort zunächst ganz aus.
Diese Informationen verteilen sich häufig auf Postfächer, Anhänge, Portale und EDI-Verbindungen. Sie müssen der richtigen Bestellung zugeordnet, fachlich geprüft und im weiteren Prozess berücksichtigt werden. Im Tagesgeschäft konkurriert diese Arbeit mit akuten Lieferproblemen und anderen dringenden Aufgaben.
Bleiben Bestätigungen unbearbeitet, arbeitet die Disposition möglicherweise mit überholten Terminen. Mengenabweichungen werden zu spät sichtbar, und Preisänderungen fallen erst bei der Rechnungsprüfung auf. Eine systematische Bearbeitung schafft eine aktuellere Grundlage für Bestellnachverfolgung und Planung.
Wie Lisa AI Auftragsbestätigungen prüft
Die Automatisierung verbindet das Auslesen der Lieferantenantwort mit ihrer fachlichen Prüfung und der Übergabe an SAP. Welche Fälle automatisch verarbeitet werden dürfen, wird im jeweiligen Einsatz festgelegt.
- Lieferantenantworten erfassen. Lisa verarbeitet Bestätigungen aus den angebundenen Kanälen, etwa E-Mail, PDF, Excel und Portalen. Bestehende EDI-Verbindungen werden im Integrationskonzept berücksichtigt.
- Informationen auslesen. Der Agent erfasst Bestellbezug, Positionen, Artikelnummern, Mengen, Preise und Termine. Auch relevante Angaben im E-Mail-Text oder in Freitextfeldern werden einbezogen.
- Der Bestellung zuordnen. Die Bestätigung wird mit der zugehörigen Bestellung und ihren Positionen verbunden. Abweichende Lieferantenartikelnummern oder Packungsangaben müssen dabei eindeutig aufgelöst werden. Unklare Zuordnungen benötigen eine Klärung, bevor sie automatisch weiterverarbeitet werden können.
- Inhalte abgleichen. Lisa vergleicht die bestätigten Angaben mit der Bestellung. Dazu gehören insbesondere Artikel, Menge, Preis und Liefertermin. Weitere Prüfungen richten sich nach dem vereinbarten Umfang und den verfügbaren Daten. Teilbestätigungen und spätere Änderungen werden im Zusammenhang mit der Bestellung bewertet.
- Regeln anwenden oder Menschen einbeziehen. Freigegebene Toleranzen und Vorgehensweisen bestimmen, welche Fälle automatisch bearbeitet werden. Abweichungen außerhalb dieser Regeln werden dem zuständigen Einkäufer mit den relevanten Informationen zur Entscheidung vorgelegt. Fehlende Bestätigungen können nach den eingerichteten Regeln beim Lieferanten nachgefasst werden.
- Freigegebene Ergebnisse an SAP übergeben. Lisa bereitet die für die Buchung vorgesehenen Informationen als ORDRSP-IDoc auf. Die Verarbeitung in SAP erfolgt über den dafür eingerichteten Eingangsprozess.
Das Unternehmen kann seine fachlichen Regeln anhand wiederkehrender Fälle weiterentwickeln. Eine einmalige Ausnahme kann zugleich eine Einzelfallentscheidung bleiben. So lässt sich der Automatisierungsumfang erweitern, während die fachlichen Vorgaben beim Unternehmen bleiben.
Die SAP-Integration über ORDRSP-IDocs
Ein IDoc ist ein strukturiertes Nachrichtenformat von SAP. Der Nachrichtentyp ORDRSP dient hier der Übermittlung einer Auftragsbestätigung. Recall Space nutzt diesen Weg, um auch die Ergebnisse aus zuvor unstrukturierten Lieferantenantworten an SAP zu übergeben.
Die Übergabe erfolgt nach der fachlichen Bearbeitung. Lisa übermittelt die zur Buchung freigegebenen Bestätigungsdaten im vereinbarten IDoc-Aufbau. SAP verarbeitet die Nachricht entsprechend seiner Konfiguration.
Damit können unterschiedliche Eingangskanäle in denselben standardisierten SAP-Übergabeweg münden. Ein Lieferant muss für seine PDF-Bestätigungen keine eigene EDI-Verbindung aufbauen. Auf Unternehmensseite wird eine geeignete SAP-Anbindung benötigt.
Ist eine passende ORDRSP-Eingangsverarbeitung bereits vorhanden, kann die Integration auf dieser Infrastruktur aufbauen. Das kann den Aufwand für eine neue Anbindung reduzieren. Weitere Lieferanten und Dokumentformate lassen sich über denselben Übergabeweg anbinden; ihre jeweiligen Inhalte und Besonderheiten müssen dennoch zuverlässig verarbeitet werden. Darin liegt ein wesentlicher Ansatz für die Skalierung.
Welche Informationen in SAP ankommen
An SAP werden die freigegebenen Bestätigungsdaten zur jeweiligen Bestellposition übergeben. Dazu gehören insbesondere bestätigte Mengen und Termine. Über die Bestätigungssteuerung wird festgelegt, welche Bestätigungen erwartet und wie sie im weiteren Prozess berücksichtigt werden. Je nach Einrichtung können bestätigte Mengen und Termine auch für die Materialplanung relevant sein. Die Grundlagen beschreibt SAP unter Bestätigungen aus Einkaufssicht.
Bestätigungszeilen und Bestelleinteilungen sind dabei unterschiedliche Objekte. Ob zusätzlich zu den Bestätigungen auch die ursprünglichen Bestelleinteilungen angepasst werden, wird für den konkreten Prozess festgelegt.
Auch die Prüfung eines bestätigten Preises und eine Änderung der Bestellkonditionen sind getrennte Vorgänge. Ein höherer Lieferantenpreis führt deshalb nicht automatisch zu einer Anpassung der Bestellung. Maßgeblich sind die vereinbarten Freigaberegeln und der eingerichtete SAP-Prozess.
Was vor der Anbindung geklärt wird
Der Standardweg macht die Integration konkret planbar. Für die Umsetzung sind insbesondere folgende Fragen zu klären:
- Wie werden die benötigten Bestelldaten und Änderungen für den Abgleich bereitgestellt?
- Ist eine geeignete ORDRSP-Eingangsverarbeitung eingerichtet, und welcher technische Zugang steht zur Verfügung?
- Welche Informationen dürfen automatisch übergeben werden, und wann ist eine Freigabe nötig?
- Wie wird die erfolgreiche Verarbeitung in SAP festgestellt, und wie werden Buchungsfehler behandelt?
Die Übergabe einer Nachricht und ihre erfolgreiche Verarbeitung in SAP sind zwei verschiedene Schritte. Diese Unterscheidung gehört zur Auslegung des Gesamtprozesses. Der Einrichtungsaufwand hängt deshalb von der vorhandenen SAP-Landschaft, den Schnittstellen und den fachlichen Anforderungen ab.
Beispiel einer Teilbestätigung mit Terminabweichung
Das folgende vereinfachte Beispiel veranschaulicht den Ablauf und ist keine Auswertung eines Kundenprojekts.
Ein Unternehmen bestellt 100 Stück eines Artikels zum 20. November. Der Lieferant bestätigt per PDF 60 Stück zum gewünschten Termin und weitere 40 Stück zum 27. November. Der Preis entspricht der Bestellung.
Lisa ordnet die Bestätigung der Bestellposition zu und erkennt die Aufteilung sowie den späteren Termin für die Restmenge. Im Beispiel verlangt die Unternehmensregel bei dieser Terminabweichung eine Entscheidung des Einkäufers. Dieser erhält die bestellte und die bestätigte Menge, beide Termine sowie den Lieferantenbeleg zur Prüfung.
Akzeptiert der Einkäufer die Aufteilung, werden die freigegebenen Mengen und Termine über den vereinbarten ORDRSP-IDoc-Prozess an SAP übergeben. Dort erfolgt die Erfassung entsprechend der eingerichteten Bestätigungslogik. Muss der Termin zunächst mit dem Lieferanten geklärt werden, bleibt diese Entscheidung offen.
Wie EDI und Dokumentenverarbeitung zusammenwirken
EDI, Dokumentenerkennung und KI-gestützte Prozessbearbeitung übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Sie können sich ergänzen, und ihre Funktionsumfänge hängen von der jeweiligen Lösung ab.
Auch SAP bietet Funktionen zur Überwachung und zum Mahnen ausstehender Auftragsbestätigungen. Recall Space ergänzt diese Umgebung um die Bearbeitung der Lieferantenkommunikation über die angebundenen Kanäle und die fachliche Behandlung ihrer Inhalte. Bestehende SAP-Funktionen und Lisa müssen dafür im Gesamtprozess aufeinander abgestimmt werden.
Erfahrung aus dem Einsatz bei Henry Schein
Henry Schein setzt Lisa AI für die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen ein. Im Mittelpunkt stehen der Abgleich von Lieferantenantworten mit Bestellungen, die Behandlung von Ausnahmen und die Übergabe an das ERP-System.
Loreta Žemaitytė, Director Supply Chain Performance EMEA bei Henry Schein, beschreibt den Einsatz in ihrem Kundenstatement:
“Das System wickelt den gesamten Zyklus aus Analyse, Ausnahmebehandlung und ERP-Buchung automatisch und mit hoher Präzision ab – einschließlich der Grenzfälle, die früher durch das Raster fielen. Im Einsatz. Entwickelt für den Einsatz in der Praxis – einschließlich der Ausnahmen.”
Häufige Fragen zur SAP-Anbindung
Müssen unsere Lieferanten EDI nutzen?
Für die Verarbeitung von E-Mail- oder PDF-Bestätigungen durch Lisa AI ist keine EDI-Anbindung des jeweiligen Lieferanten erforderlich. Recall Space erzeugt nach der Bearbeitung die strukturierte Nachricht für SAP. Bestehende EDI-Verbindungen können im vereinbarten Prozess weitergenutzt werden.
Was gilt für SAP ECC und SAP S/4HANA?
Für den beschriebenen Integrationsweg ist eine geeignete ORDRSP-IDoc-Eingangsverarbeitung entscheidend. Ob und wie dieser Weg in einer konkreten SAP-ECC- oder SAP-S/4HANA-Umgebung eingesetzt wird, wird anhand von Systemversion, Betriebsmodell und verfügbaren Schnittstellen geprüft. Der Funktionsumfang wird für die jeweilige Anbindung festgelegt.
Wer entscheidet über abweichende Termine oder Preise?
Das Unternehmen legt fest, welche Abweichungen innerhalb freigegebener Regeln automatisch bearbeitet werden dürfen. Wenn eine Entscheidung erforderlich ist, wird der zuständige Einkäufer einbezogen. Das gilt beispielsweise für einen nicht akzeptablen Liefertermin oder einen höheren Preis außerhalb der freigegebenen Toleranz.
Wie werden Teilbestätigungen und spätere Änderungen behandelt?
Bestätigte Teilmengen und Termine werden im Zusammenhang mit der Bestellposition geprüft. Spätere Lieferantenänderungen müssen erneut bewertet werden. Welche Bestätigungsdaten anschließend in SAP aktualisiert werden, richtet sich nach der Freigabe und dem eingerichteten Prozess.
Wie schnell lässt sich die Integration einführen?
Eine vorhandene ORDRSP-Verarbeitung kann den Einstieg erleichtern. Der tatsächliche Aufwand hängt vom technischen Zugang, den verfügbaren Bestelldaten, der SAP-Konfiguration und den gewünschten Entscheidungsregeln ab. Diese Voraussetzungen werden zu Beginn gemeinsam geprüft.
Die SAP-Anbindung anhand einer echten Bestätigung prüfen
Eine konkrete Lieferantenbestätigung und die zugehörige SAP-Bestellung sind ein guter Ausgangspunkt für ein Integrationsgespräch. Daran lässt sich zeigen, welche Informationen Lisa verarbeitet, welche Entscheidungen automatisiert werden können und welche Daten über ORDRSP an SAP übergeben werden.
Vereinbaren Sie eine Demo mit Recall Space und besprechen Sie die Automatisierung von Auftragsbestätigungen in Ihrer SAP-Umgebung.
