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Wir wickeln Ihre Bestellungen von Anfang bis Ende ab.

Jede Antwort gelesen, geprüft und gebucht – Ihre Einkäufer sehen nur, was eine Entscheidung braucht.

Zur richtigen Zeit. Am richtigen Ort. In der richtigen Menge. In der vereinbarten Qualität. Zu den von Ihnen ausgehandelten Konditionen – oder sogar noch besser.

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Lisa, the AI purchasing agent from Recall Space, working at a laptop
>95%
der Bestätigungen erfolgen automatisiert und berührungslos.
Durchschnittliche „No-Touch“-Rate einschließlich Sonderfällen
40% to 5%
Fälle mit Prüfbedarf nach sechs Monaten
Jede Einkäufer-Entscheidung wird zum Playbook. Der Stapel offener Fälle schrumpft Monat für Monat
75%
Weniger manueller Aufwand im PO-Follow-up
Bei der Erfassung, Überwachung und Nachverfolgung sowie weniger Reibungsverluste beim Wareneingang und in der AP
<6 mo
Amortisationszeit
Vom Rollout zu messbaren Einsparungen in wenigen Wochen

Der gesamte Bestellablauf: Bestätigung, Wareneingang, Reklamationen.

Anfangs bleiben Ihre Einkäufer nah dran: Sie prüfen Entscheidungen und legen fest, wie Ausnahmen behandelt werden sollen. Sobald freigegebene Entscheidungen zu wiederverwendbaren Playbooks werden, gehen Routinebestellungen von der begleiteten Bearbeitung in die autonome Ausführung über.
Bestellungen End-to-End abwickeln
Jede Lieferantenantwort muss mit dem Auftrag abgeglichen werden. Unter Zeitdruck werden Termine häufig nicht überprüft, Mengen weichen ab und falsche Preise zu spät entdeckt.
EDI, E-Mails, Excel-Dateien verarbeiten
Unabhängig vom Kanal – ob EDI-Nachricht, PDF, Excel-Datei, E-Mail, Portaleintrag oder Anruf – kommen Lieferantenantworten bei uns an. Unsere Agenten verarbeiten sie alle.
Auftragsbestätigungen buchen
PDF-, E-Mail-, Portal- und EDI-Bestätigungen können ohne Klick ins ERP gebucht werden. Teilbestätigungen, mehrzeilige Dokumente und nachträgliche Änderungen sind ebenfalls möglich.
Termine und Lieferpläne
Bestätigte Termine werden mit den geforderten Plänen abgeglichen. Abweichungen lösen eine Neuplanung oder Eskalation aus, bevor sie sich auf Produktion oder Kunden auswirken.
Preise und Konditionen
Der Netto-Stückpreis des Lieferanten, die Währung sowie die Zahlungs- und Lieferbedingungen werden mit der Bestellung abgeglichen. Bestätigte Preise werden verbucht, höhere zurückgemeldet.
Dokumente und Qualität
ASNs, Packlisten, Zertifikate und Qualitätsdokumente werden der Bestellung zugeordnet. Fehlende werden angefordert und Verzugsmeldungen erstellt, sodass der Wareneingang vorbereitet ist, bevor der Lkw eintrifft.
Playbooks für Ausnahmen und Entscheidungen
Abweichungen folgen Playbooks auf Basis freigegebener Entscheidungen.Unklare Fälle und Freigaben kommen samt Empfehlungen in Teams/per E-Mail.
Ware angekommen. Differenzen gelöst.
Wareneingänge werden gegen die Bestelldokumente geprüft. AP-Differenzen und Reklamationen werden der Transaktion zugeordnet, mit den Nachweisen aufbereitet und gelöst oder eskaliert.

Sobald die Bestellung raus ist, beginnt die eigentliche Arbeit.

Das Problem

Die Kommunikation mit Lieferanten erfolgt über EDI, PDFs, E-Mails, Portaleinträge und Telefonate. Jede Nachricht muss mit der Bestellung abgeglichen, auf relevante Informationen überprüft und auf potenzielle Risiken hin bewertet werden. Gerade unter Zeitdruck werden Liefertermine oft nicht überprüft und Preisänderungen können übersehen werden. Einkäufer verbringen dann ihre ganze Woche damit, Lieferanten hinterherzulaufen, anstatt Probleme proaktiv zu lösen.

Die Veränderung
Am Tag des Eingangs verarbeitet, egal über welchen Kanal.
Per Playbook gelöst oder mit Empfehlung eskaliert.
Auf jeder Position geprüft: Preis, Termin, Menge, Lieferort.
Jede Entscheidung stärkt das Playbook für den nächsten Fall.

Autopilot für den Standardfall. Ihre Entscheidung nur, wenn es zählt.

Von 1.000 Bestätigungen in einer typischen Woche
952
Autonom gelöst
Standard-Bestätigungen und bekannte Abweichungen werden automatisch verarbeitet und gebucht.
38
Zur Freigabe vorgeschlagen
Das Playbook kennt die wahrscheinliche Antwort, aber Ihre Richtlinie verlangt weiterhin eine Freigabe.
10
Erfordern die Einschätzung des Einkäufers
Neue, unklare oder über Schwellenwert liegende Fälle, für die noch kein genehmigtes Vorgehensprotokoll gibt.
Sie benutzen bereits EDI? Behalten Sie es, und machen Sie mehr daraus.
EDI übernimmt den sauberen, strukturierten Pfad, wenn die Bestätigung tatsächlich ankommt. Wir kümmern uns um alles andere: fehlende 855/ORDRSP-Nachrichten, PDF- und E-Mail-Bestätigungen, Teilbestätigungen, Preis- und Terminänderungen, Stornierungen sowie das Lieferanten-Follow-up zur Klärung dieser Punkte.
Läuft in den Systemen, die Sie bereits nutzen.
Integrieren, ohne das, was bereits funktioniert, zu ersetzen. EDI bleibt EDI, SAP wird über BAPIs oder APIs angebunden und Oracle ERP über seine nativen Schnittstellen. Andere ERPs werden über APIs, Middleware oder MCP-fähige Konnektoren angebunden.

m Einsatz. Entwickelt für den Einsatz in der Praxis, auch im Ausnahmefall.

„Unser Beschaffungsteam musste bisher viel Zeit damit verbringen, Lieferantenbestätigungen manuell mit Bestellungen abzugleichen und Ausnahmen nachzuverfolgen.
Recall Space hat das komplett verändert. Das System wickelt den gesamten Zyklus aus Analyse, Ausnahmebehandlung und ERP-Buchung automatisch und mit hoher Präzision ab – einschließlich der Grenzfälle, die früher durch das Raster fielen. Im Einsatz. Entwickelt für den Einsatz in der Praxis – einschließlich der Ausnahmen."
Loreta Žemaitytė
Director Supply Chain Performance EMEA, Henry Schein
>95%
der Auftragsbestätigungen ohne menschliches Eingreifen verarbeitet
6 Monate
Vom Pilot zur europaweiten Skalierung, inklusive Sonderfälle mit voller Präzision
„Für Verbrauchsmaterialien, die sich in unserem ERP-System nicht effektiv planen ließen, hat Recall Space ein zuverlässiges Planungstool entwickelt. Das Tool ist seit über einem Jahr im Einsatz, spart jede Woche viel Zeit und hat dazu beigetragen, unseren Lagerbestand auf einem niedrigeren Niveau zu stabilisieren.“
Lisa Müller
Head of Procurement, SLR Group
2+ Std./Woche
pro Planer gespart
1+ Jahr live
Durchgehend im Produktivbetrieb
„Mit dem Lieferantenportal hat Recall Space unseren SLR-Prozess digital so transformiert, dass er perfekt zu uns passt, von der Planung über die Lieferantenabstimmung bis zum vom Lieferanten bereitgestellten Bestand. Liefertermine und Bestände sind jetzt eine Single Source of Truth für jede Abteilung.”
Johannes Ernst
Head of SCM, SLR Group
50%
Weniger manueller Abstimmungsaufwand.
< 5 min
Konsignationsbestand aktualisiert sich automatisch nach jedem Eingang eines Lieferscheins.

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